Material de estudio

TEMA N° 2
Introducción a Access

TEMA N° 3

Propiedades de campos en Access 2007

Conceptos

• Cada campo de una tabla, poseen una serie de características especificas que proporcionan un control adicional sobre la forma en como va almacenar la información y como va a funcionar dicho campo.

• Las características de cada deben ser establecidas antes de ingresar información a la tabla.

NOTA: Las propiedades de campo se establecen en la vista diseño de Access. Propiedades según los diferentes tipos de datos.

Tamaño del campo:

• Se aplica a los datos de tipo texto, numérico y auto numérico 
• Los campos de textos determinan un número máximo de caracteres que se pueden introducir en un campo, se puede almacenar de 0 y 255 caracteres.

• Los campos numéricos tienen las siguientes opciones:
• Bytes: esto quiere decir que es equivalente a un Dígito 
• Entero: valores enteros comprendidos -32.768 y 32767
• Entero Largo: para los valores que son comprendidos en -2.147.483.648 y 2.147.483.647
• Simple: se introducen valores entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para los valores negativos 1,401298E-45 y 3,4028 23E38 para los positivos
• Doble: valores entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E- 324 para valores negativos 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 positivos.

Formato

• Se aplica a todos los datos excepto al dato de tipo Objeto OLE.
• Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime.
• Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime.

Posiciones Decimales            

• Especificar el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar números.
• Se aplica al tipo de dato Moneda y Numérico 

Nuevos Valores 

• Establecer si un campo Auto numérico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro.
• Se aplica al dato de tipo Auto numérico

Máscara de Entrada            

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Número, Fecha/Hora.
• Mostrar caracteres de edición para guiar la especificación de datos.

Título

• Se aplica a todos los tipos de datos 
• Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rótulos de los formularios, los informes y las consultas.

Valor Predeterminado      

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo
• Asignar de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro.

Regla de Validación 

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo

• Proporcionar una expresión que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este campo.

Texto de validación

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo
• Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresión del cuadro Regla de validación.

Requerido

• Todos los tipos de datos excepto Auto numérico 
• Exigir que este campo contenga un valor en cada registro.

Permitido longitud cero 

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo
• Permitir la especificación (al establecerla en Sí) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado 

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo

• Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un índice.

NOTA: Los campos Memo e Hipervínculo son compatibles con los índices únicamente en los primeros 255 caracteres del campo.

Etiquetas Inteligentes        

• Se aplica a los datos de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo
• Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.

Sólo Anexar

• Se plica a datos de tipo Memo y Hipervínculo 
• Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en Sí.

Formato del texto  

• Memo 
• Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la aplicación de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar únicamente texto.

Alineación de  texto            

• Todos los tipos de datos excepto Datos adjuntos 
• Especificar la alineación predeterminada del texto de un control.

Mostrar selector de flecha          

• Fecha/Hora 
• Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo.

   BIBLIOGRAFÍA

Contenido recuperado de:

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/referencia-rapida-de-propiedades-de-campo-HA010231953.aspx

TEMA N°4

Máscara de entrada, regla y texto de validación en Access 2007



TEMA N°5

Búsquedas (Cuadros de lista y cuadros Combinados)

Ficha de búsqueda es na opción que  nos permite  determinar cómo van a introducirse los datos en el campo (Frecuentemente en los campos de tipo texto y numérico). Tenemos tres formas para introducir datos estas opciones se muestran a continuación

Cuadro de listas y Cuadro combinado

Cuadro de texto: opción por defecto de este tipo de campos y que solo permite la introducción de datos por teclado.

Cuadro de lista: permite seleccionar de una lista desplegable un valor utilizando el ratón, sin necesidad de introducirlo por teclado.

Cuadro combinado: similar  al anterior, pero además de la selección del dato deseado de la lista desplegable también permite la introducción de datos por teclado.

Cuadro combinado. Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista.

Propiedades más importantes.

Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la fuente de donde sacaremos los datos de la lista.

Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta.

Si seleccionamos Lista de valores el control mostrará un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido.

La opción Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta.

En cualquier caso se deberán indicar qué campos o valores serán mostrados con la siguiente propiedad:

Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control.

Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta que permita obtener los valores de la lista.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta.
Si, por el contrario, habíamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas:"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...

Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la columna.

Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a Sí, cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.

Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.

Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.

Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.

Filas en lista: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro combinado.

Selección múltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida.

Si seleccionamos Ninguna el modo de selección de la lista será único, es decir sólo podremos seleccionar un valor.

Si seleccionamos

Bibliografía

· http://www.gerencie.com/agregar-un-cuadro-de-lista-o-un-cuadro-combinado-en-excel.html

·         Campos, A. (2009). Iniciación a Access 2007, 2009,  Vértice: EDITRO



TEMA N°6
Modelo Entidad Relación

Video 
Ver el siguiente video 


Integridad referencial 

Tema Nº15

Consultas en Access

Tema Nº16

Consultas con criterios según el tipo de campo

Criterios para campos Texto, Memo.

descripción	Ejemplo
Registros que no coincidan con un valor, como México	No "México"
Empiecen por la cadena especificada, como U	Como U*
Contengan la cadena especificada, como Corea	Como "*Corea*"
Vayan a continuación de un valor, como México, si se ordenan alfabéticamente	>= "México"
Estén incluidos en un intervalo específico, como de la A hasta la D	Como "[A-D]*"
Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido	"Estados Unidos" O "Reino Unido"
Contengan uno de los valores de una lista	En("Francia", "China", "Alemania", "Japón")
Coincidan con un modelo específico	Como "Chi??"

Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico.

Descripción	Ejemplo
Registros que coincidan exactamente con un valor, como 100	100
No coincidan con un valor, como 1000	No 1000            <>100
Contengan un valor menor que otro valor, como 100	< 100            <= 100
Contengan un valor mayor que otro valor, como 99,99	>99,99            >=99,99
Contengan un valor que esté fuera de un intervalo	<50 O >100
Contengan uno entre varios valores	En(20, 25, 30)
Contengan un valor que acabe con los dígitos especificados	Como "*4,99"

Criterios para campos Fecha/Hora

descripción	Ejemplo
Registros que coincidan exactamente con un valor, como 2/2/2006	#2/2/2006#
Registros que contengan valores anteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006	< #2/2/2006#
Registros que Contengan valores que estén dentro de un intervalo de fechas	>#2/2/2006# Y <#4/2/2006#
Registros que Contengan uno de dos valores, como 2/2/2006 o 3/2/2006	#2/2/2006# O #3/2/2006#
Registros que Contengan uno entre varios valores	En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#)
Registros que Contengan una fecha que sea de un mes específico (independientemente del año), como diciembre	ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12
Registros que Contengan una fecha que sea de un trimestre específico (independientemente del año), como el primer trimestre	ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1
Registros que Contengan la fecha en curso	Fecha()
Registros que Contengan fechas que sean de los 7 últimos días	Entre Fecha() Y Fecha()-6
Registros que Contengan fechas que sean del año en curso	Año([FechaVenta]) = Año(Fecha())
Registros que Contengan una fecha ya pasada	< Fecha()
Registros que Contengan una fecha del futuro	> Fecha()

Funciones de grupo

• En muchas ocasiones necesitaremos realizar cálculos que involucren los datos contenidos en varias filas de tablas o de consultas (tablas virtuales).

• Para resolver este tipo de situaciones en las que hay que hacer cálculos utilizando grupos de filas los gestores de bases de datos en general disponen de varias funciones especiales que se llaman funciones de grupo o funciones agregadas. Estas funciones en Access son:

Función	Descripción
Cuenta	Para contar el número de filas del grupo
Suma	Para sumar el contenido del campo especificado de todas las filas del grupo
Promedio	Para hallar la media aritmética del campo especificado de todas las filas del grupo
Mín	Para hallar el menor valor del campo especificado de todas las filas del grupo
Máx	Para hallar el mayor valor del campo especificado de todas las filas del grupo
DesvEst	Para hallar la desviación típica del campo especificado de todas las filas del grupo
Var	Para hallar la varianza del campo especificado de todas las filas del grupo
Primero	Para hallar el valor del campo de la primera fila del grupo
Último	Para hallar el valor del campo de la última fila del grupo

4.       Bibliografía

http://office.microsoft.com/ca-es/access-help/ejemplos-de-criterios-de-consulta-HA010066611.aspx#BM2

http://www.giaa.inf.uc3m.es/docencia/ADE/practicas/PAccess7.pdf

Macros
Conceptos Básicos

Practica
Funciones básicas de VB en Access

	Ejemplo	Descripción
DoCmd.Opentable	DoCmd.OpenTable "Clientes", acViewNormal	Abre la tabla clientes en vista normal
DoCmd.OpenForm	DoCmd.OpenForm "Fmclientes", acNormal	Abre la formulario  Fmclientes en vista normal
DoCmd.OpenQuery	DoCmd.OpenQuery "totales", acViewNormal	Abre la consulta  en vista normal
DoCmd.OpenReport	DoCmd.OpenReport "Detalles", acViewReport	Abre el informe Detalles  en vista informe
WhereCondition	DoCmd.OpenForm "Fmclientes", acNormal, , "Apellidos='ANDRADE MIRANDA'",	Abre la formulario  Fmclientes en vista normal y muestra todas las personas con apellido ANDRADE MIRANDA
DoCmd.ApplyFilter	DoCmd.ApplyFilter , "sexo = 'F'"	Muestra los registros  que en el campo sexo contengan F
DoCmd.FindRecord	DoCmd.FindRecord "VILLA LLANGA", acAnywhere, True, acSearchAll, True	Encuentra el registro que contenga “VILLA LLANGA”
DoCmd.Requery	DoCmd.Requery “Listclientes"	Actualiza los datos del control Listclientes  en el objeto activo volviendo a consultar el origen del control.
DoCmd.RefreshRecord		Refresca los datos de un objeto para que se recalculen los cálculos
DoCmd.Save		Guarda los datos del formulario